Ketensamenwerking Van Doorn Geldermalsen

De situatie

Rijkswaterstaat is opdrachtgever van de combinatie Van Doorn Geldermalsen, Dura en SPIE in de uitvoering van het prestatiecontract VIA Optimum. In gezamenlijkheid is de Project Follow Up sessie georganiseerd.

Het contract is al een aantal jaren lopend. De prestatiecontractwerkwijze is een nieuwe samenwerkingsvorm waarbij vanuit RWS veel meer de dialoog met de markt wordt aangegaan en vanuit de combinatie veel meer eigenaarschap wordt getoond om naar eigen inzicht en op basis van prestatiemeting wordt gewerkt.

Partijen zijn gewend om regelmatig op sturingsniveau met elkaar te overleggen. In de situatie waarin de PFU is gewenst is er sprake van groter wordende onderlinge verschillen en uiteenlopende inzichten rondom de geleverde prestatie en de interpretatie van de normen. Daarnaast is er een spanningsveld tussen verschillende actoren binnen en buiten de verschillende organisaties. Bij de projectdirecties bestaat de wens om de PFU te benutten om gezamenlijk de binding te versterken. Een gezamenlijke stip op de horizon met daarnaast heldere actielijnen. Tevens is er de wens om op positieve wijze met elkaar constructief aan de slag te gaan. Op het lager gelegen niveau is er veel spanning en weerstand door de druk op het project en verschillen in het onderlinge verwachtingspatroon. Er werd veel gewezen naar elkaar. Het gezonde creatieve spanningsveld stond onder druk. De contractverlenging was onderwerp van gesprek binnen een kortlopende tijdlijn.

De aanpak

Gezien de complexiteit van de situatie en de veelheid van actoren in de samenwerking is er gekozen in samenspraak met de projectleiding van RWS en de Combinatie om te starten met een interview ronde met de belangrijkste sturende actoren in de verschillende projectteams. De inzichten zijn vertaald naar het programma van de PFU.

• De insteek van de PFU was de benadering vanuit de methodiek om te komen tot teamontwikkeling. Gezien de omvang van de groep deelnemers (22 vanuit 5 verschillende organisaties) is er gekozen om in open dialoog een aantal facetten van teamontwikkeling in gezamenlijkheid te bespreken. Daarnaast is er een grote nadruk gelegd op inzicht in ieders persoonlijke gedragsstijl vanuit de MapsTell methodiek. Vanuit deze inzichten waren de verschillende teamleden veel beter in staat om oorzaken van miscommunicatie te duiden. Ook op interpersoonlijk vlak.
• Gedurende de dag is op verschillende wijze gewerkt aan verdieping en dialoog. De start was gericht op de state of mind en het kunnen ventileren van alle irritaties. Dit in het concept van optimale sociale veiligheid. In de ochtend is verder de teamontwikkeling en de samenwerking besproken vanuit de optiek van elke organisatie. In de middag vanuit de verschillende disciplines (gelijke professionals uit verschillende organisaties bij elkaar).
• Vanuit de harmonicamethode zijn voortdurend teams in en uit elkaar gegaan met plenaire sessies als verbindend element.
• Einde van de dag zijn conclusies gezamenlijk opgesteld en actie benoemd. Zowel binnen organisaties als voor de gezamenlijke projectorganisaties. De directies van alle hoofdpartijen waren aan het einde aanwezig waarbij men kruislings werd bijgepraat in de vorm van een dialoog.
• De dag werd afgerond met een walking diner.

Behaalde resultaat

• Versterkt Eigenaarschap en Betrokkenheid: Dankzij inzicht in elkaars gedragsstijlen via MapsTell nam het eigenaarschap toe en werd miscommunicatie verminderd.
• Duidelijke Actielijnen: De sessie resulteerde in gezamenlijke actiepunten met concrete, meetbare doelen die door alle partijen werden gedragen.
  Positieve Impact op samenwerking: Het verbeterde samenwerken droeg bij aan een positieve beoordeling en fundeerde verdere samenwerking.
• Efficiëntere Werkprocessen: De samenwerking leidde tot efficiëntere processen en hogere prestaties binnen het prestatiecontract.

Bijzonderheid in de aanpak

Vanuit E2i hebben we de spiegel van teamontwikkeling gebruikt in combinatie met de MapsTellmethode en het harmonicamodel. De basis is gelegd in grondige set van interviews zodat de dynamieken scherp vertaald konden worden gedurende de PFU en er voortdurende scherpe focus was. Er was ruimte voor ‘ontmoeten’ en luisteren naar elkaar in een context van een resultaatgerichte werkwijze die recht deed aan de professionaliteit van de deelnemers.