Programmabegeleiding en serious gaming transitietraject bij Rijkswaterstaat
De situatie
Rijkswaterstaat heeft verschillende onderdelen. Ten behoeve van deze opdracht waren RWS GPO (Grote Projecten aanleg en onderhoud) en PPO (Programma’s, projecten en onderhoud) de opdrachtgevende onderdelen. In totaal leveren zij de capaciteit en sturing van meer dan 100 projectteams die alle aanleg- en onderhoudsprojecten op de markt zetten en daar als opdrachtgever voor marktpartijen functioneren. Deze teams worden ondersteund door de centrale stafafdelingen binnen GPO en PPO.
De aanpak
Vanuit zowel PPO als GPO is een speciaal transitieteam samengesteld. Dit team had tot doel de transitie aan te jagen, te begeleiden, te coachen en te monitoren. De eindverantwoordelijkheid lag bij het lijnmanagement.
De rol van Lighthouse Empower to Improve binnen het transitieteam was het doorvoeren en invullen van de methodiek van de lerende organisatie. De transitie diende in een dermate korte termijn te geschieden dat niet alle producten en formats tijdig gereed waren en dat lerend gewerkt diende te worden met korte leerloops. Er is ook een drietrapstraject opgesteld. Fase 1 was bewustwording, fase 2 vertaling per team en Fase 3 de implementatie en omzetting.
Ten behoeve van fase 1 is door Lighthouse Empower to Improve een game ontwikkeld om de bewustwording bij de teamleden van de projectteams te vergroten en mentale modellen en dynamieken met elkaar vooraf te bespreken. Met leden van het transitieteam zijn 80 projectteams bezocht en is de dialoog ter bewustwording aangegaan.
Ten behoeve van de leerloops is door Lighthouse Empower to Improve een zogenaamde verbetermotor ontwikkeld. In deze verbetermotor werden afwijkingen en suggesties opgevangen die in de eerste transitietranches naar voren kwamen. Deze zijn vervolgens naar de specialisten gestuurd voor aanpassing en ontwikkeling en vervolgens weer de organisatie ingezet en benut in volgende tranches.
Daarnaast bood Lighthouse Empower to Improve allerlei ondersteunende diensten aan het transitieteam aan zodat de voortgang vereenvoudigd werd. De kennis over implementatie en gedragsverandering is voortdurend ingebracht. Doel was de instrumentele aanpak te begeleiden vanuit een lerend perspectief en begeleidingsorganisatie. Vanuit monitoring kon worden bijgestuurd.
Gedurende 18 maanden is de transitie begeleid door Lighthouse Empower to Improve.
De transitie van inhuur naar uitbesteding is vanuit het transitieteam begeleid op een wijze dat de organisatie in de volle breedte tijdig kon bijsturen. Hierover is de opdrachtgever bijzonder positief. De insteek vanuit de lerende organisatie is de juiste gebleken. De transitie is overgenomen in de staande organisatiestructuur.
Bijzonderheid in de aanpak
In dit traject is de bijzonderheid gelegen in de toepassing van serious gaming en de daarvoor op maat gemaakte game (voor het onderliggende vraagstuk in gedragsverandering) en de ontwikkeling en toepassing van de verbetermotor. Daarnaast was Lighthouse Empower to Improve op dagelijkse basis lid van het transitieteam dat gevormd werd met leden vanuit de organisatie. Dit gaf kracht aan de aanpak en wendbaarheid in de begeleiding.
