Lean implementatie traject bedrijfsbreed bij Caspar de Haan
De situatie
Door forse groei in omzet als in instroom van medewerkers wil de organisatie zich door ontwikkelen. Door de vele ontwikkelingen kunnen processen mogelijk nog beter georganiseerd te worden. Daarnaast was er het inzicht bij de directie dat een impuls om de creatieve scherpte bedrijfsbreed van directie tot werkvloer op te gaan zoeken zou gaan leiden tot veel nieuwe inzichten waarmee het onderscheidend vermogen nog groter en duidelijker gemaakt kan blijven worden. En zo de concurrentie voor te blijven én te werken aan een hoge klanttevredenheid.
Vanuit Caspar de Haan was er de specifieke behoefte aan een bedrijf dat hen begeleid in deze ontwikkeling en die ervaring heeft met dit soort trajecten. Nog veel meer zochten zij een persoon die hen begeleidt. Een ‘gids’ die aanjaagt, achter de broek zit, inspireert, stimuleert en bovenal het klappen van de zweep kent. Die ervaring heeft in dergelijke processen in deze markt. Hier geven zij meer de voorkeur aan dan aan een specifieke en kostbare opleiding waarbij slechts de directie getraind wordt en die daarna zelf alles over moet brengen op hun medewerkers. Tevens was er een helder besef dat deze reis mogelijk 2 tot 3 jaar kost, mogelijk nog langer. De organisatie die hun hierbij gaat begeleiden moet beseffen welke reis men gaat maken, commitment geven op alle jaren en maatwerk leveren.
De organisatie had de wens om Lean verder te integreren tot in het ‘DNA’ van de organisatie door de ‘de Leanreis’. Van managementniveau tot op werkvloer niveau. De klik met en de Know How van Lighthouse Empower to Improve leidde tot deze samenwerking.
De aanpak
Om te komen tot het gewenste resultaat, zijn er voor het eerste jaar ‘4 stappen’ uitgezet. Dit wordt gedaan om niet te werken volgens de zogenaamde waterval methode, waar een lang traject volledig wordt uitgedacht en vervolgens uitgewerkt. Door in plaats daarvan Agile te werken stellen we een lange termijn doelstelling voor ogen, maar is het nog flexibel hoe de weg bewandeld gaat worden. Dit verhoogt de slagingskans substantieel. De steeds maar vernieuwende inzichten leren ons steeds beter de juiste paden te kiezen.
We noemen onze oplossing het “Lighthouse Empower to Improve Reisprogramma”. Hier in zijn Consultancy, Training en Coaching on the Job de belangrijkste onderdelen. Onze wekelijkse aanwezigheid maakt het mogelijk om heel specifiek Training en Coaching in te zetten, exact daar waar nodig! De hoofdstructuur zit in het reisprogramma, door periodiek met elkaar af te stemmen kunnen we extra accenten geven aan het programma in de vorm van training en begeleiding.
We startten met acht enthousiaste teams die de Lean principes al wat verder omarmden. Zij creëerden hierdoor een ‘ambassadeurs’ functie voor de andere teams, de verbeterteams. In een periode van drie maanden werkten we aan bewustwording en lag de focus op training. Zowel de Lean training voor medewerkers als de Lean leiderschapstraining voor de leidinggevenden en het management. Zo werkten we dus enerzijds aan de ‘verberterkoers’ en anderzijds hoe Lean in praktische zin goed vertaald wordt naar de dagelijkse operatie.
De eerste 4 etappes zijn als volgt:
Er is gestart met een kick-off met de leidende coalitie. Dit is het centrale verbeterteam dat de coordinatie heeft en ook de antennes in de organisatie heeft. Gedurende de kick-off zijn de doelen, kansen en bedreigingen en het programma besproken.
Vervolgens is een groep van voorlopers in de leanfilosofie en -methodieken getraind in een 3-daags programma. Aan dit programma is een 4e dag vervolgens toegevoegd met als thema Leiding geven aan lean. De 2e etappe is afgesloten met een actiedag waarin een 8-tal verbetertrajecten zijn gedefinieerd en samengesteld.
In de 3e etappe zijn de verbeterteams aan de slag gegaan. Deze teams bestaan uit de getrainde trekkers en collega’s van de werkvloer. Probleemstellingen zijn verkend, nulmetingen zijn gedaan, VSM’s zijn opgesteld. De focus in deze fase ligt op bewustwording, meten en dieper graven en het definiëren van de eerste resultaten en verbeteracties. In deze etappe worden de verbeteracties ook doorgevoerd en wordt opnieuw het effect gemeten. De verbeterteams houden elkaar met regelmaat op de hoogte. Van elkaar wordt geleerd en de samenhang wordt voortdurend getoetst. Dit vraagt nieuwe vaardigheden en communicatieskills. Hierin zit de trainingen en coaching on the job.
De 4e etappe is gericht op borging van de nieuwe inzichten en processen en het horizontaal vertalen en implementeren van de nieuwe inzichten en werkwijze bij collega’s. Dit is ook een belangrijk onderdeel. Immers nieuwe inzichten die niet kunnen worden uitgerold dan wel niet worden geadopteerd zijn uiteindelijk niet succesvol. Dit vraagt om leiderschapskills op alle niveaus.
Gedurende deze stappen is er voortdurend verbinding met de directie, de lijnorganisatie en de verbeterorganisatie. Na de eerste 4 etappes is de eerste jaarcyclus rond. Voortdurend starten nieuwe teams in deze zelfde cyclus. Met ook dezelfde stappen op een later moment. Op deze wijze is het gehele bedrijf aan de slag met inzichten vanuit lean, leren en verbeteren.
Behaalde resultaat
Vanuit de eerste 2 etappes is de eerste transformatie in de organisatie al goed zichtbaar. De dagelijkse operatie wordt gestuurd door de teams op basis van leanplanningen en visualisaties. De verbeterteams zijn gekomen tot concrete schatten en verbeteringen. Teamleden hebben er zin in. Daarnaast is gedurende deze periode door de directie besloten om de organisatie te kantelen van afdelingen naar klantenteams. Dit mede vanuit inzichten uit de leanreis. Deze transitie geeft bijzonder veel positieve energie en bewustwording.
Bijzonderheid in de aanpak
In de aanpak zit de mix van consultancy, training en coaching. De trainer helpt en ondersteunt op de werkvloer en staat naast de teams. Tegelijkertijd jaagt deze aan en coacht deze ook in de opzet van metingen. Tegelijkertijd is er een voortdurende verbinding met de directie en het lijnmanagement. Kortom een intensieve aanwezigheid. De geleerde inzichten worden voortdurend vertaald. Met elkaar wordt het tempo bepaald en worden de successen gedeeld. Door deze intensieve aanpak worden struikelblokken vroegtijdig herkend en worden de eerste resultaten ook daadwerkelijk zichtbaar. Dat geeft de energie om door te zetten.
Daarnaast ervaren alle teams de leercurve in 4 etappes. Starend met de fanatieke teams die als voorbeeld gaan dienen. Vervolgens breidt zich dit uit tot de andere teams. In zijn geheel wordt de organisatie ondersteund bij het werkelijk bouwen van een lerende organisatie.
Daarnaast wordt in deze aanpak ook de koppeling gemaakt met leiding geven aan lean en communicatiestijlen. Focus op hardskills en zeker ook op de softskills en dynamieken in het bedrijf.
